Шаг 1. Постройте финансовую модель

Финансовая модель – это таблица, которая объединяет все показатели бизнеса и позволяет оценить влияние разных изменений на компанию. С ее помощью можно прикинуть, что будет с бизнесом при падении конверсии на сайте или уменьшении среднего чека, найти точки для роста прибыли и увидеть реальную финансовую картину.

В условиях кризиса, когда со стабильностью все сложно, особенно важно иметь финансовую модель и уметь с ней обращаться. 

Финдмодель поможет:

  • Тестировать гипотезы и действовать наверняка. Руководитель рекламного агентства взял еще 3 менеджеров по продажам. Сотрудники круто поработали, вот только у команды не хватило ресурсов, чтобы выполнить все проданные услуги. С финансовой моделью такого можно избежать. 
  • Найти рычаги для увеличения чистой прибыли. И наоборот – выявить направления, на которые тратить ресурсы нецелесообразно. Зачем, к примеру, вести утомительные переговоры с арендодателем о снижении платы за офис на 10 тысяч, если можно увеличить конверсию на сайте на 0,1% и заработать дополнительный миллион? 
  • Ставить и достигать финансовые цели. Глядя на финмодель, можно оценить, как добиться определенного уровня прибыли и понять, насколько это реально. 

Больше про финансовую модель и логику ее построения можно почитать тут, а по этой ссылке можно скачать наш шаблон финмодели и адаптировать его для своего бизнеса. 

Шаг 2. Оптимизируйте выход денег из бизнеса 

Оптимизация выхода денег из бизнеса – это работа с денежным потоком: выходить из компании должно меньше, чем поступать в нее.

Положительная разница между входящим и исходящим денежным потоком позволяет сформировать финансовый запас и не думать: «а хватит ли у нас в следующем месяце средств для оплаты обязательств?». 

Для оптимизации выхода денег можно:

  • Перенести какие-то некритичные выплаты на другую дату или попросить отсрочку платежа. 
  • Договориться с арендодателем о снижении арендной платы. 
  • Урезать необязательные расходы, например, перейти на более бюджетный кофе для кофемашины, отказаться от ненужных подписок, подумать о закупке канцелярии в другом магазине. 
  • Попробовать перенести часть задач на аутсорс – в небольших компаниях отдать бухгалтерию, уборку или поиск кадров на аутсорс обычно дешевле, чем содержать штатного сотрудника.

Основная задача – сделать все возможное, чтобы сократить исходящий поток денег и не навредить при этом работе компании. 

Шаг 3. Ведите платежный календарь

Платежный календарь – это наглядный план предстоящих поступлений и трат, который позволяет всегда быть в курсе финансового состояния бизнеса. 

Лучше, если план будет действительно похож на календарь – так финансовая картина видна в динамике месяца, поэтому принимать решения проще и они будут правильнее. 

Так выглядит платежный календарь в Adesk: вы сразу видите запланированные траты и поступления в разрезе месяца + можете настраивать отображение данных по разным счетам или юридическим лицам

Кроме того, что платежный календарь дает общее представление, он помогает вовремя купировать кассовые разрывы. Вы заранее увидите, что денег на обязательные платежи не хватает, и сможете принять меры: перенести выплату, поговорить с дебиторами, оформить заем в банке. 

Шаг 4. Освойте бюджетирование и план-факт анализ

Бюджетирование, постановка планов и анализ их достижения нужны компании всегда, но в условиях кризиса особенно. Это, опять же, помогает принимать правильные решения и находить точки для роста прибыли или сокращения затрат. 

Внедрить этот инструмент легко, а первые результаты будут видны сразу же. В конце месяца составляйте простой бюджетный план: тут планируем заработать столько, сюда нужно будет вложить столько. В течение следующего месяца отслеживает факт и корректируйте стратегию:

  • Превысили бюджет на рекламу, но конверсия не увеличилась? – возможно, стоит пересмотреть рекламные баннеры и тексты объявлений. 
  • Не выполнили план продаж? – проверьте, хорошо ли сработали менеджеры. 
  • Расходы на хозтовары в два раза больше запланированных? – может цены выросли или ответственный сотрудник вместо одной жидкости для стекол заказал 100. 

План-факт анализ подсветит проблемные места и покажет, где ситуация требует ваших управленческих решений.

Шаг 5. Работайте с задолженностями

Практика показывает, что регулярную работу с задолженностями ведут единицы , поэтому часто там замораживаются серьезные суммы. 

Среди наших пользователей есть компания из Москвы, которая занимается отделочными работами. Клиентов у ребят много, поэтому держать все задолженности в голове непросто. Недавно они наладили системную работу с дебиторкой и кредиторкой и уже в первый месяц нашли там несколько миллионов рублей.

В условиях кризиса, когда на счету каждый рубль, отслеживать задолженности особенно важно. Не имеет значения, будете вы вести учет долгов в блокноте, таблице или в Adesk – главное, делайте это. 

Отчет по задолженностям в Adesk покажет общий размер дебиторки и кредиторки, а также составит список контрагентов: кому должны вы, а кто – вам

Что делать, чтобы работа с задолженностями приносила результат:

  • Следите, чтобы сумма свободных денег компании и дебиторской задолженности была больше, чем кредиторка. В противном случае компания рискует стать банкротом.
  • Осваивайте искусство требовать свое. Не забывайте напоминать контрагентам о долгах и делайте это регулярно. Для удобства разработайте регламент работы с дебиторкой: когда писать, когда звонить, когда подавать в суд.
  • Привяжите KPI сотрудников не к сделке, а к факту перечисления денег. Тогда в интересах менеджера будет побыстрее «выбить» из клиента долг.

Про все нюансы работы с дебиторской задолженностью читайте тут. 

Еще раз, но кратко

Чтобы сделать бизнес устойчивым и успешно пережить кризис:

  1. Постройте финансовую модель, проигрывайте разные сценарии и готовьтесь к любым неожиданностям. 
  2. Оптимизируйте выход денег из бизнеса: следите, чтобы входящий денежный поток был больше, чем исходящий.
  3. Ведите платежный календарь – он поможет заранее предсказывать кассовые разрывы. 
  4. Внедрите в работу бюджетирование и план-факт анализ – так вы сможете быстро находить проблемные места и менять стратегию.
  5. Работайте с задолженностями – требуйте свои деньги, но и другим отдавать долги не забывайте. 

Эти 5 советов помогут чувствовать себя увереннее, особенно если вы работаете в сфере малого и среднего предпринимательства. А когда кризис закончится, у вас будет бизнес с отлаженными процессами и большим потенциалом для роста и развития.