Финансы
Бизнес
Маркетинг
Кейсы
Подписаться
Телеграм-канал
Особенности финансового учета в агентстве
Теоретически, при внедрении финансового учета можно не учитывать специфику бизнеса и просто вести учет операций, строить какие-то отчеты, что-то анализировать. Но в этом случае будьте готовы, что такой учет не будет основной для принятия решений – он расскажет о финансах вашей компании ровно ни-че-го.
Одна из основных особенностей учета в агентстве – необходимость смотреть результаты в разных плоскостях: сколько вы зарабатываете со всех рекламных кампаний или с какой-то конкретной, сколько приносит клиент в целом, какая часть затрат, скажем, на ФОТ, приходится на одну конкретную кампанию или проект.
Выделим 3 ключевые особенности учета в агентстве:
- Работа с несколькими клиентами/проектами сразу. У редкого агентства бывает один клиент или проект. Чаще всего компании работают сразу с несколькими клиентами, причем «внутри» может быть не один, а сразу несколько непохожих друг на друга задач: с разными целями, с разным набором специалистов. В итоге развести денежные потоки так, чтобы видеть рентабельность каждого проекта и подпроекта с учетом всех нюансов – что-то очень сложное.
- Регулярно возникают обязательства. В агентствах бывает и кредиторская, и дебиторская задолженность – обычно что-то одно. Если компания работает по предоплате – важно отслеживать кредиторку, если по постоплате – дебиторку.
- Непонятно, как разделять бюджеты. Небольшие маркетинговые агентства часто не понимают, как разводить деньги, выделенные клиентами на рекламу где-нибудь в Директ, и собственные деньги агентства. Стоит ли считать рекламный бюджет в оборот? Или выносить за скобки? А как выносить?
Через агентства часто проходят рекламные бюджеты клиентов. Мы не считаем такой бюджет выручкой — он просто прошел через наши счета и все. Если не убирать его из расчетов, сложится неправильная картина — покажется, что выручка агентства слишком большая, а рентабельность слишком низкая. Выручка — это только те деньги, которые мы получили за свою работу.
Каждую эту особенность важно брать во внимание при внедрении и ведении финансового учета – только так вы сможете видеть, как реально дела у вашей компании, и принимать решения на основе цифр, а не интуиции.
Читайте также: Как потерять на ошибках в учете 1,5 млн рублей – кейс агентства Traficmall
Кто должен отвечать за финансовый учет в агентстве
Вопрос: кому в компании доверить финансовый учет – один из самых частых, причем и в агентствах, и в любом другом бизнесе. Единственно верного ответа нет – все зависит от размеров, ресурсов, целей.
Вариантов немного – четыре:
- бухгалтер;
- рядовой сотрудник;
- финансовый директор;
- собственник компании.
Бухгалтер
Главный плюс бухгалтера, занимающегося управленкой – он знает, что вообще такое финансовый учет. Ему не придется объяснять, что скрывается за аббревиатурой ОПиУ или чем кассовый метод отличается от начисленного.
Но есть обратная сторона: такой специалист смотрит на учет взглядом бухгалтера. Он непроизвольно приводит отчеты к законодательным нормам, а при учете операций держит в голове требования налогового кодекса.
Конечно, бывают исключения, но чаще всего управленческий учет превращается в бухгалтерский и теряет всякий смысл.
Поручить бухгалтеру можно (и нужно) заполнение и разметку данных: какие платежи к каким проектам относятся. У нас этим занимается бухгалтер. А изучать сами отчеты, делать из них выводы и принимать на их основе решения — это сейчас чисто моя задача.
Рядовой сотрудник
Вести финансовый учет в агентстве может менеджер, администратор или личный ассистент руководителя. Это обойдется дешевле, чем искать отдельного сотрудника – можно договориться на небольшую прибавку к зарплате.
Впрочем, редкий менеджер или администратор знает, что такое рентабельность и чем отличается маржа от маржинальности. Это значит, придется провести курс молодого бойца и обучить азам. Ну и делегировать получится только часть работы – механическую. Анализировать результаты и искать точки роста прибыли секретарь или менеджер, скорее всего, не смогут.
Тут, опять же, встречаются исключения – если ваш помощник знает основы финансового учета, вам крупно повезло.
Финансовый директор
Финансовый директор – это специалист по управленческому учету. Он, как и руководитель компании, хочет увеличить прибыль, сократить расходы и получать каждый месяц кратный рост выручки. Он знает, как посчитать финансовый рычаг, и подскажет, готова ли компания к кредиту.
Но… стоит такой специалист дорого – от 100 000 ₽ в месяц. Инвестиция не окупится в небольших агентствах, поэтому нанимать финдиректора лучше компаниям, с оборотом минимум 3 млн в месяц. Если оборот меньше, вложения, скорее всего, не оправдают себя.
Руководитель
В небольших маркетинговых агентствах, а также в средних компаниях, финансовый учет часто ведут сами собственники. И это оправдано: руководитель всегда в курсе текущего состояния дел, может оперативно реагировать на какие-то финансовые аномалии, может принимать решения здесь и сейчас. И не нужно терроризировать бухгалтера, чтобы он скинул отчет ДДС или посчитал сумму дебиторки.
Но тут возникает другая проблема: в небольших рекламных и digital-агентствах руководитель – это еще и боевая единица. Он наравне с сотрудниками генерирует идеи, участвует в создании контента, занимается коммуникацией с клиентами. Времени на финансовый учет часто просто нет (как решить эту проблему, расскажем чуть позже).
В TomYorky я сама отвечаю за финансовый учет, потому что справляюсь с тем объемом данным, что есть сейчас. Но, думаю, когда оборот агентства достигнет 2,5-3 млн в месяц, возьмем бухгалтера в штат и делегируем работу с управленкой ему.
Инструменты для финучета в агентстве: без чего работать нельзя
Все финансовые инструменты нужны и важны, но есть те, без которых маркетинговым агентствам не обойтись. По крайней мере, тем, которые хотят видеть реальную финансовую картину и принимать правильные решения.
- Деление по проектам и направлениям. Если вы ведете все расходы и доходы в кучу, то и результаты видите такие же – усредненные и неинформативные. Например, можете не заметить, что есть целый отдел, который не приносит прибыли или даже расходует деньги агентства.
- Оценка доходности конкретных клиентов. Важно разделять не только проекты, но и клиентов – даже при идентичных задачах на них может затрачиваться разное количество ресурсов: человеческих, финансовых, временных. Без учета доходности клиентов вы не узнаете, что ведение социальных сетей для одного требует 2 часа в день, а для другого – все 6, хотя платят они одинаково.
- Учет доходов и расходов по статьям. Важно не просто фиксировать, сколько агентство получило, а сколько потратило, но и присваивать операциям статьи и группы. Это позволит видеть картину целиком и понимать, сколько в агентстве прямых расходов, а сколько косвенных, какие расходы можно сократить, какие затраты вы несете в конкретных проектах.
- Учет задолженностей. Если ваше агентство работает по предоплате или, наоборот, с отсрочкой платежа, учет задолженностей – настоящий мастхэв. Не нужно держать в голове, кому вы должны оказать услугу или кто еще не перевел оплату.
- Инструменты планирования. Планирование поможет во-первых, понять, можно ли брать новые проекты и потянете ли вы их финансово, во-вторых, не даст выйти за рамки бюджета по каждой конкретной задаче.
- Разделение на разные виды деятельности. Это поможет разводить рекламные бюджеты и реальный оборот агентства. Если будете отделять рекламные деньги от операционной деятельности компании, избежите ситуаций, когда выручка у компании миллионная, а в конце месяца на счетах всего 100 000 рублей.
Я бы еще добавила про отчеты. Я, например, регулярно смотрю отчет ОПиУ, чтобы видеть реальную рентабельность и куда уходят деньги. Например, многие считают затратами на офис только аренду, а этот отчет покажет, что на самом деле сумма чуть ли не в два раза больше, ведь там еще коммунальные услуги, вода, кофе, печеньки и прочее.
Где маркетинговому агентству вести финансовый учет
Вариантов, где можно маркетинговому или digital-агентству вести финансовый учет, два:
- таблицы;
- специальный сервис.
Глобально есть и другие способы – коробочные версии разных сложных бухгалтерских программ или даже блокнот (тот, который бумажный). Но мы говорим про относительное простые варианты, которые позволяют настроить системный финансовый учет в агентстве.
Таблицы
Таблицы подойдут небольшим агентствам, а также начинающим компаниям, у которых пока мало денежных операций, сотрудников и клиентов. Можно настроить простой учет в Excel или в Google Sheets: фиксировать доходы и расходы по проектам, разделить операции на статьи, добавить какие-то несложные графики и диаграммы.
Будьте готовы, что учет в таблицах будет отнимать немало времени, а еще, там легко допустить ошибку и тем самым сильно исказить финансовые результаты агентства. Неверные данные = неверные управленческие решения.
Первые 2 года мы вели отчет в Гугл Таблицах. Я разработал довольно мощную таблицу, в которую мы заносили все операции, а она считала рентабельность, показывала количество денег на счетах, дебиторку и кредиторку, рассчитывала чистую прибыль и дивиденды, которые можно снять. Первое время платежей у нас было мало, таблицы хватало. Потом платежей стало слишком много, вносить их в таблицу руками нам надоело, и мы перешли на Adesk.
Специализированный сервис
Специализированные сервисы – это решение для маркетинговых и рекламных агентств с постоянным потоком клиентов и большим количеством денежных операций. Если понимаете, что начинаете путаться в таблицах или не можете выяснить, что происходит с деньгами бизнеса – это верный знак, что вы «выросли» из таблиц и пора внедрять специализированный инструмент, например, Adesk.
Важно не упустить момент перехода на следующий этап, иначе вы просто будете терять деньги и не понимать, куда ваш бизнес тратит ресурсы.
Специализированный сервис – отличный вариант для руководителей, которые ведут финучет сами. Он сэкономит кучу времени на основную работу: генерацию идей, общение с клиентами, поиск новых возможностей для бизнеса.
Если в компании учет ведет кто-то из сотрудников, сервис освободит и их время: бухгалтер сможет заняться отчетностью в налоговую и начислением зарплат, личный ассистент – помощью руководителю, а финансовый директор – поиском точек роста и оптимизацией расходов.
В чем разница учета в таблицах и в сервисе?
Это тема отдельного разговора – мы даже целую статью написали, в которой сравнили возможности этих двух инструментов.
Если кратко:
Основная разница кроется в автоматизации. Таблицы автоматизировать сложно – даже если настроить какие-то простые интеграции, большую часть действий все равно придется совершать вручную. Adesk позволяет подключить интеграцию с банком, автоматизировать разнесение операций по статьям и проектам, дробить платежи и относить их к разным направлениям бизнеса – и все это без вашего участия.
У каждого руководителя есть свой набор особых метрик или отчетов, которые сложно поддаются автоматизации. Однако именно общий анализ крупными мазками, как по агентству в целом, так и в разрезе клиентов и проектов, дает информацию для принятия оперативных управленческих решений. Автоматизация позволяет сделать сбор этих данных прозрачным, точным и быстрым.
Кроме автоматизации, в сервисе есть много полезных инструментов именно для маркетинговых, рекламных и digital-агентств:
- Учет по проектам. Можно вести сразу несколько клиентов и не переживать, что финансовые данные перемешаются.
- Учет задолженностей. Чтобы не держать все данные в голове и не пропускать важные платежи.
- Разделение на виды деятельности. Поможет развести финансовые потоки и не искажать реальные результаты работы агентства.
- Все важные отчеты с гибкими настройками. Они строятся автоматически на основе ваших данных – ничего дополнительно делать не нужно.
