Из чего складывается затраты на сотрудника 

Многие из вас сейчас подумали – «ну как из чего, из налогов и отчислений», и подумали правильно, но только отчасти. Ваш сотрудник «дорожает» в том числе из-за налогов и отчислений, но это не единственная категория трат. 

Окончательная «стоимость» сотрудника включает:

  • Прямые расходы – это затраты, которые связаны непосредственно с работником, в том числе налоги и взносы. 
  • Косвенные расходы – сюда входит все, что напрямую не связано с человеком, но без чего сейчас обходится редкая компания. Яркий пример – кофе и печеньки или даже бутилированная вода. 

Чтобы не рассуждать абстрактно, давайте пройдемся по разным категориям трат и посмотрим, как это считается на примере. 

Прямые расходы на сотрудника

Прямые расходы – это зарплата, а также все налоги и взносы, которые вы с нее оплачиваете:

  • НДФЛ 13%. Это налог на доходы физических лиц. Кажется, будто платить их должен сам работник, но нет. По закону работодатель является налоговым агентом сотрудника, поэтому сам отчисляет налог на его доход в бюджет. И редкий сотрудник понимает, что платит эти 13% из своего кармана, и что работодатель – это «терминал», который просто проводит платеж. 
  • Страховые взносы. До 1 января 2023 года работодатели отчисляли 22% на пенсионное страхование, 5,1% на обязательное медицинское страхование и 2,9% на социальное страхование. Теперь же всё это объединяет общая ставка 30%. Отдельно существуют только взносы на травматизм – от 0,2% до 8,5% в зависимости от вида деятельности. 

Маркетолог Петя получает на руки 50 000 рублей. Сверх этой суммы работодатель тратит:

  • 7 471 рубль на уплату НДФЛ.
  • 17 241 рубль на пенсионное, медицинское и социальное страхование. 
  • 115 рублей на травматизм по ставке 0,2%. 

Итого, прямые расходы на Петю составляют 24 827 рублей, а с учетом заработной платы, которую он получает на руки – 74 827 рублей. 

Косвенные расходы

Категории косвенных расходов и их суммы варьируются от компании к компании, поэтому привести примеры их всех невозможно. Но мы выделим самые популярные:

  • Рабочее место – чтобы маркетолог мог работать, ему нужен стол, стул, компьютер и разное программное обеспечение. 
  • Вспомогательные сотрудники – уборщица, например, прямо не связана с работником, но ее затраты частично ложатся на каждого члена команды. 
  • Кофе с плюшками – это и арабика средней обжарки, и сама кофемашина, и даже вода. Сюда же входят затраты на ДМС, компенсация проезда или бесплатные занятия фитнесом. 

Рабочее место

Допустим, стол, стул и компьютер для сотрудника у вас уже есть. Однако для работы ему нужны специальные программы, подписка на которые стоит в общей сложности 4 000 рублей в месяц. 

Кроме программного обеспечения, нужно предоставить сотруднику канцелярию: блокноты, ручки, текстовыделители, стикеры и прочее. В месяц на канцелярию тратится еще 600 рублей. 

Не забываем про аренду офиса и коммунальные платежи. Предположим, что компания Пети тратит на аренду офиса 35 000 рублей и еще 7 000 уходит на оплату электроэнергии. Кроме маркетолога в компании работает еще 23 человека, поэтому оплаты на аренду и коммуналку делятся на них всех. 

35 000 / 24 = 1 458 рублей аренды 

и 7 000 /24 = 292 электроэнергии приходится на 1 сотрудника.

Итого: 4 000 + 600 + 1458 + 292 = 6 350

Вспомогательный персонал 

Вспомогательный персонал прямо не влияет на доходы компании, но он помогает поддерживать ее функционирование и обеспечивает работу сотрудников, приносящих прибыль. Сюда относятся, например, бухгалтер, кадровик или уборщица. 

Кадрового специалиста в компании Пети нет, а вот уборщица и бухгалтер тоже работают в штате. Бухгалтер получает 70 000 рублей, а уборщица 25 000 рублей. 

Тут, как и в случае с арендой, зарплата вспомогательных специалистов «размазывается» по всем сотрудникам. 

70 000 / 24 = 2 917

25 000 / 24 = 1 042. 

Итого: еще 3 959 рублей идет плюсом к содержанию сотрудника. 

Кофе и плюшки

Сюда входят все дополнительные бонусы, которые как бы не обязательны, но сейчас уже есть у многих компаний. Чай и кофе, сладости, холодильник с минеральной водой – все это также входит в расчет содержания сотрудников. Чаще всего речь идет об усредненной сумме, ведь нельзя же посчитать, сколько кофе выпил сотрудник или сколько конфет съел. 

ДМС, компенсация проезда, оплата фитнеса, льготные путевки, компенсация оплаты на обучение – все это тоже пойдет в расчет, но тут обычно можно высчитать цену на конкретного сотрудника. 

Работодатель Пети – человек заботливый, поэтому все сотрудники получают:

  • Безлимитный доступ к чаю и кофе – на это уходит 7 000 в месяц или 292 рубля на человека. 
  • ДМС – 21 000 на человека в год или 1 750 рублей в месяц.
  • 100% компенсация занятий в фитнес-клубе – еще 12 000 в месяц. 

Итого, кофе и плюшки для Пети обходятся его работодателю еще в 14 042 рубля в месяц. 

И еще один нюанс

Сумма и без того получается впечатляющей, но для полноты картины вспомним, что Петя – не робот и иногда должен отдыхать. Да и по закону ему положено 28 дней отпуска в год. Отпуск – это когда вы платите сотруднику за то, что он отдыхает. 

Чтобы не углубляться в нюансы расчета отпускных выплат, представим, что Петя получает фиксированную зарплату 57 471 рубль до вычета НДФЛ, а все месяцы в году равные – по 30 дней. 

Если за 30 дней Петя получает 57 471 рубль, то за 28 получит:

57 471 / 30 * 28 = 53 589 рублей. 

С этой суммы нужно заплатить 16 077 рублей на страхование и 107 на травматизм. 

Итого: 69 773 рубля. 

Но это сумма за весь положенный годовой отпуск, поэтому для объективности расчетов разделим ее на 12 месяцев – так мы получим среднее значение. Тогда на месяц из этой суммы приходится 5 814 рублей. 

Конечно, это условный расчет – вы не будете каждый месяц платить сотруднику 1/12 отпускных. Но так мы сможем объективно оценить стоимость работы специалиста с учетом всех затрат на него. 

Если Петя откажется от отпуска – ему положена компенсация. То есть в какие-то из месяцев работодатель выплатит ему зарплату + компенсацию за неиспользованный отдых. 

Итоговые расчеты

Теперь соберем вместе все то, что мы рассчитали выше, чтобы ответить на главный вопрос – сколько на самом деле стоит содержание вашего сотрудника. 

Получая на руки 50 000 рублей, Петя обходится своему работодателю вдвое дороже

Как сократить расходы на сотрудников

После таких впечатляющих расчетов возникает вопрос: а как платить меньше? Можно, конечно, сократить зарплату сотрудника, но это повлияет только на прямые расходы. Или пересадить его из комфортного кабинета в кладовку, но тут уже вопрос к продуктивности работника в таких условиях. 

На самом деле, можно обойтись и без таких радикальных мер. Например:

  • Не нанимайте «лишних» сотрудников. То есть тех, без кого вы можете обойтись и при этом не навредить компании. На разовые задачи можно привлекать агентства, а бухгалтерию отдать на аутсорс – это особенно актуально для небольших предприятий, где из отчетности только пара деклараций в год. Уборщицу часто дешевле заменить клинингом. 
  • Рассмотрите удаленный формат работы. Есть специалисты, которые вполне могут работать удаленно – так вы экономите на рабочем месте, кофе, компенсации проезда и других офисных штуках. 
  • Перейдите на УСН. Если позволяет специфика бизнеса и размер компании, работайте на упрощенке. На объекте «Доходы» можно уменьшить налог на сумму страховых выплат. 
  • Изучите все льготы, предоставляемые государством. Например, аккредитованные IT-компании отчисляют на страховые взносы 7,6% вместо 30%, а субъекты МСП с зарплатой выше МРОТ – 15% на сумму, превышающую минимальную оплату труда.
  • Пересмотрите косвенные расходы. Мы не призываем вешать замок на кофемашину или перестать заказывать воду, но, возможно, сотруднику вовсе не обязательно каждый день ездить на работу на такси или заниматься в самом крутом спортивном зале города полностью за счет работодателя. 

А чтобы доходы компании многократно превышали расходы на сотрудников, регулярно анализируйте затраты бизнеса и вовремя принимайте меры.