Коротко: бухгалтерский и управленческий учет работают с данными одного бизнеса, но нужны для разных задач. Бухучет ведут по установленным законом правилам: он нужен для учета операций, расчета налогов и обязательной отчетности. Управленческий учет настраивают под задачи собственника: он помогает контролировать деньги и прибыль, анализировать проекты и направления, планировать платежи и принимать решения. Один вид учета не заменяет другой.

Кратко про бухгалтерский и управленческий учет 

Бухгалтерский учет — это система сбора и обработки информации о хозяйственной деятельности, имуществе и обязательствах компании по установленным законом правилам.

Цель бухучета: формирование отчетности для предоставления контролирующим органам и базы для налогового учета.

Вести его может бухгалтер или собственник, который разбирается в тонкостях бухучета — проводках, счетах, документах, знаком с требованиями законодательства и сможет вовремя сдавать отчетность. В противном случае можно налететь на штрафы.

Управленческий учет — это система сбора и обработки информации о состоянии компании: доходах, расходах, прибыли, движении денег и других показателях для внутреннего пользования. Ведется он либо собственником, либо финансистом.

Цель управленческого учета: предоставление собственнику и руководителю данных, на основе которых они могут оценивать результаты работы компании, принимать управленческие решения и планировать развитие бизнеса.

На первый взгляд может показаться, что достаточного вести один учет: и там и там речь идет о финансах компании. Особенно, если компания небольшая, например в ней работают всего 3–5 сотрудников. Но это не так.

Бухучет не дает той детализации, которая нужна собственнику для эффективного управления компанией, а управленческий — не подходит для обязательной отчетности перед контролирующими органами и расчета налогов. 

Какие задачи решают бухгалтерский и управленческий учет 

Бухгалтерский и управленческий учет работают с данными одного бизнеса, при этом решают разные задачи.

Бухгалтерский учет нужен, чтобы:

  • Учитывать хозяйственные операции компании по установленным правилам. В БУ отражают продажи, закупки, зарплату, кредиты, имущество, долги перед поставщиками и другие операции. Каждая из них должна быть подтверждена документами и правильно отражена в учете.
  • Формировать обязательную отчетность. На основе данных бухучета компания составляет бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие формы отчетности, которые требуются государству.
  • Готовить данные для расчета налогов и проверок. Данные бухучета и первичные документы используются при ведении налогового учета и помогают подтвердить операции компании при проверке.

Управленческий учет нужен, чтобы: 

  • Понимать, сколько реально зарабатывает бизнес. Можно считать прибыль и рентабельность всей компании, отдельных проектов, направлений, товаров или филиалов.
  • Контролировать деньги. ДДС показывает, откуда деньги приходят и куда уходят, а платежный календарь помогает заранее понять, хватит ли их на зарплату, аренду, налоги и другие обязательства.
  • Вовремя замечать слабые места, чтобы оперативно устранять любые проблемы и увеличивать прибыль. 
  • Следить за долгами. Можно видеть, кто должен компании, кому должна она сама, когда ожидаются оплаты и не создадут ли задержки проблемы с деньгами.
  • Сравнивать планы с фактическими результатами. Например, проверить, насколько фактическая выручка и расходы отличаются от бюджета и почему возникло отклонение.
  • Предсказывать будущее компании и последствия принимаемых решений. Например, можно заранее предугадать, что будет, если собственник заберет дивиденды прямо сейчас или вложит деньги в масштабирование.

Например, если клиент должен компании 500 000 ₽, в бухучете эту задолженность нужно правильно отразить и подтвердить документами. В управленческом учете собственник будет смотреть шире: когда деньги должны поступить, какие платежи предстоят до этой даты и не приведет ли задержка оплаты к кассовому разрыву. 

🗓 Вовремя заметить риск кассового разрыва можно с помощью платежного календаря — таблицы, в которой отражены все будущие платежи и поступления с датами. Благодаря графику, вы всегда видите, когда предстоит ближайший платеж и его размера, а также — хватает ли у компании на него средств. В случае нехватки денег можно поменять платежи местами, договориться с поставщиками и контрагентами об отсрочке или частичной оплате и напомнить своим клиентам про возвращение долгов. 

🗓 Скачать шаблон платежного календаря →

📚 Что такое платежный календарь и зачем он нужен предпринимателю →

📚 Как избежать кассовых разрывов в бизнесе →

Кто имеет доступ к данным бухгалтерского и управленческого учета 

Отчетность, которая формируется в рамках бухучета, как правило доступна внешним пользователям. Ее передают государству, а также размещают в государственном ресурсе ФНС — ГИР БО, где с ней могут ознакомиться почти все желающие. При этом сами бухгалтерские регистры, первичные документы и другие внутренние данные компании не становятся общедоступными автоматически.

Доступ к управленческому учету определяет компания. Если данные в отчетах, например о прибыли отдельных направлений, бюджетах, планах, расходах и других показателях, являются коммерческой тайной, бизнес не раскрывает их публично. Более того, внутри компании доступ к этой информации тоже может быть открыт только собственнику, руководителям, финансовому директору, финансисту и другим сотрудникам, которым они нужны для работы.

При этом управленческие данные нельзя считать абсолютно недоступными для контролирующих органов: в рамках проверки они могут запросить документы и информацию, если это предусмотрено законом.

Как учитывать данные нескольких субъектов в бухгалтерском и управленческом учете

Если у компании несколько юридических лиц, бухгалтерский учет нужно вести по каждому отдельно. Бухгалтерская отчетность сама по себе не дает единой картины по всему бизнесу: показатели разных компаний нужно дополнительно сопоставлять и объединять.

В управленческом учете данные нескольких юрлиц можно свести в общую картину. Собственник сможет посмотреть выручку, расходы, прибыль и другие показатели по всему бизнесу сразу, а при необходимости — отдельно по каждой компании.

Насколько подробно можно анализировать бизнес в БУ и УУ

В бухгалтерском учете детализация зависит от правил учета и настроек компании. Данные можно вести по счетам, субсчетам, контрагентам, товарам и другим признакам, но итоговая бухгалтерская отчетность собирается по установленным формам. Поэтому из нее не всегда можно сразу понять, какой проект приносит больше прибыли, какой клиент менее выгоден или какое направление тянет результат вниз.

В управленческом учете детализацию определяет собственник. Можно отдельно считать выручку, расходы, прибыль и рентабельность по проектам, направлениям, филиалам, товарам, клиентам и другим нужным бизнесу срезам.

Читайте также: Кейс: закрыли нерентабельный отдел, на котором потеряли 1,5 миллиона рублей

Как быстро можно получить данные для решений

Бухучет ведется постоянно, но обязательная бухгалтерская отчетность привязана к установленным периодам и срокам. Например, годовая отчетность охватывает календарный год и сдается уже после его окончания. Она показывает итог за прошедший период, но не всегда подходит, если собственнику нужно прямо сейчас понять причину роста расходов, какой проект начал приносить меньше прибыли или хватит ли денег на платежи через две недели.

В управленческом учете периодичность определяет собственник. Скорость принятия решений тут гораздо выше, так как данные можно обновлять ежедневно, еженедельно или с другой удобной частотой и смотреть показатели тогда, когда это нужно для решения.

Например, если расходы на рекламу резко выросли, собственник может сразу сравнить их с выручкой и прибылью, разобраться в причине и решить, стоит ли менять бюджет. Если впереди крупные платежи — проверить платежный календарь и заранее увидеть, хватит ли денег.

Где вести бухгалтерский и управленческий учет МСБ

Для ведения обоих учетов есть специализированные сервисы, которые упрощают жизнь пользователя — избавляют от ручной обработки информации и минимизируют риски ошибок.

В сервисах бухгалтерского учета можно:

  • вести кадровый и налоговый учет совместно с БУ; 
  • формировать первичные документы и обмениваться ей с контрагентами при наличии ЭДО; 
  • формировать отчетность, декларации и другие обязательные документы для ФНС, СФР, Росстата и иных контролирующих органов. 

В этой статье мы сделали обзор решений для ведения БУ в малом и среднем бизнесе: 5 сервисов бухучета для малого и среднего бизнеса →

Управленческий учет можно вести как в специализированной программе, так и в Google Sheets.

При выборе варианта с таблицами, нужно обязательно составить ОДДС, ОПиУ и со временем дополнить их отчетом о задолженностях и платежным календарем.

  • Отчет о движении денежных средств, ОДДС — для контроля финансовых потоков: откуда пришли, куда ушли и сколько осталось денег. 
  • Отчет о прибылях и убытках, ОПиУ — для понимания, зарабатывает ли компания и какие направления работают в плюс или минус. 
  • Отчет о задолженностях — чтобы знать, перед кем у вас есть незакрытые обязательства, а кто и сколько должен вам. 
  • Платежный календарь — чтобы знать, когда, кому и сколько нужно заплатить и избежать временной нехватки денег. 

Мы составили шаблоны для каждого инструмента: настроили структуру и формулу и рассказали, как с ними работать. Вам останется только адаптировать таблицы под свой бизнес и внести данные.

📊 Скачать набор шаблонов управленческих инструментов

Если вариант с таблицами вам не подходит, рассмотрите учет в специализированном сервисе. Например, в Adesk, помимо возможности разделить аналитику по проектам, филиалам, клиентам, и наличия интеграций, есть финансовый ИИ-помощник — Adesk AI.

Он работает с финансовыми данными бизнеса внутри сервиса. Ему можно задать вопрос обычными словами — например, почему выросли расходы, что повлияло на прибыль или как конкретное решение отразится на финансовых показателях. Помощник сопоставит данные, найдет связи между показателями и объяснит выводы понятным языком. Также ему можно поручить часть рутинной работы: обработать файл, распределить данные или внести изменения в учет по запросу.

Загрузите файл и попросите помощника проанализировать его или составить составить нужный отчет по данным из документа. Источник: adesk.ru

Новым пользователям доступен бесплатный доступ к возможностям сервиса в течение двух недель. Для этого нужно пройти регистрацию:

🖥 Получить прямо сейчас 14 дней доступа к возможностям Adesk

Что запомнить

Основное, что нужно запомнить из этого материала:

  1. Бухучет и управленческий учет — не одно и то же, они не заменяют друг друга.
  2. Бухучет ведется для отчетности перед государством, управленческий — для управления бизнесом. 
  3. Оба вида обязательны и нужны бизнесу для прозрачной работы и устойчивого развития компании.  

Основные различия собрали в таблице для наглядности: 

🤵 Бухгалтерский учет💻 Управленческий учет
Обязателен для отчетности перед государством.Обязателен для эффективного управления компанией. 
Правила ведения установлены государством. Правила ведения установлены руководством компании. 
Не заменяет управленческий учет.  Не заменяет бухгалтерский учет. 
Ведет бухгалтер. Ведет собственник, финансист или другой уполномоченный сотрудник.
Отчетность может быть публичной.Отчетность может являться коммерческой тайной. 
Обязательная отчетность привязана к установленным периодам и срокам.Частоту обновления данных определяет собственник.
Не позволяет вести общий учет по группе компаний: если у бизнеса много юридических лиц, учет нужно вести отдельно по каждому.Данные нескольких юрлиц можно объединить и анализировать вместе.
Детализация зависит от правил бухучета и настроек системы.Детализацию можно настроить по проектам, направлениям, филиалам, клиентам и другим нужным срезам.
Вести можно в 1С и других программах для бухучета. Для ведения подойдут таблицы или специализированные сервисы для управленческого учета.